Gigantyczny wzrost zapotrzebowania na pracę zdalną wymusił stosowanie nowoczesnych narzędzi umożliwiających bezpieczne i efektywne wykonywanie obowiązków na odległość. Czym jest dziś cyfrowe miejsce pracy i jak je stworzyć? Odpowiedź na to pytanie wymaga złożenia wielowymiarowej układanki zawierającej takie elementy jak zdefiniowanie rodzaju pracownika, jego sprzętu i używanych aplikacji. A to dopiero początek drogi…

Wyobraźmy sobie pracownika, który w zaciszu domowym, pochylony nad notebookiem zdalnie wykonuje swoje obowiązki. Czy zorganizowanie możliwości pracy na odległość może być dziś skomplikowane?

Praca zdalna – pojęcie znane od bardzo dawna. Kiedyś marzenie, dziś rzeczywistość, w której jesteśmy wręcz zmuszeni do pracy zdalnej. W czasach przed pandemią koronawirusa zdalna praca była na tyle rzadko spotykana, że zwykle w przedsiębiorstwach nie stosowano wyrafinowanych środków do jej realizacji. Jednak nagła i masowa zmiana miejsca pracy na inne niż biuro wymusiła zastosowanie rozwiązań systemowych regulujących wykonywanie obowiązków służbowych z domu, czy innego miejsca.

Jak określić współczesne cyfrowe miejsce pracy?

Zanim odpowiemy na to kluczowe pytanie, jak przygotować przedsiębiorstwo do tego, by działało tak samo niezależnie od tego czy pracownicy siedzą przy biurkach, czy poza nimi należy zidentyfikować „przeciwnika”. Czyli czym jest dziś cyfrowe miejsce pracy?

Na cyfrowe miejsce pracy składają się trzy podstawowe elementy: pracownicy i ich style pracy, sprzęt niezbędny do wykonywania obowiązków oraz środowisko software’owe, czyli aplikacje i dane. Należy też zdać sobie sprawę, że jeśli stanowisko pracy opuszcza mury organizacji, to zupełnie zmienia się postrzeganie aspektu bezpieczeństwa. Przy pracy stacjonarnej, gdy komputery i inne urządzenia znajdują się w siedzibie firmy, są chronione firewallem. Przy pracy zdalnej brzegiem infrastruktury sieciowej są rozproszone końcówki użytkowników, które są podatne na różne niebezpieczeństwa. Jaka jest trudność w utworzeniu bezpiecznego, zarządzalnego stanowiska? -przyjrzyjmy się bliżej zagadnieniu

Pracownicy, sprzęt, aplikacje

Z tego, jak poważnym wyzwaniem jest przygotowanie właściwego cyfrowego miejsca pracy można zdać sobie sprawę przyglądając się trzem wspomnianym aspektom. Kim są pracownicy i w jaki sposób wykonują swoje obowiązki? Z pewnością są to osoby na co dzień siedzące przy biurku, korzystające z komputera, drukarki, kopiarki, skanera i telefonu. Może to być pracownik sezonowy, który tymczasowo jest wyposażony w odpowiedni sprzęt. Może to być handlowiec, który pracuje w terenie. Kwestia druga, to jakiego typu urządzenia są stosowane do wykonywanej pracy? Może to być komputer stacjonarny, przenośny z systemem Windows czy MacOS, lub Chromebook z ChromeOS. W pracy może też być niezbędny tablet, telefon czy inne specjalistyczne urządzenia. Osobnym aspektem pytania o sprzęt jest kwestia jego własności – czy urządzenie jest firmowe, prywatne, wypożyczone? To łączy się z ostatnim elementem, czyli sferą oprogramowania: aplikacjami i danymi. Jeśli komputer jest firmowy, to jest nad nim pełna kontrola – jaki ma system operacyjny, jakie aplikacje, co na nim może być zainstalowane, a co nie. Gdy komputer jest prywatny, mogą znajdować się na nim programy, których w przypadku wykorzystywania go do pracy być tam nie powinno. Z kolei same aplikacje mogą mieć różny status. Jedne są zainstalowane fizycznie, drugie korzystają z chmury, jak choćby Office 365, z trzecich korzysta się w trybie SaaS. Wreszcie komputer może pracować jako końcówka VDI, gdy cały pulpit jest zdalny.

Jak widać każdy z trzech aspektów określających współczesne cyfrowe miejsce pracy jest złożony sam w sobie. Zaś każde pojedyncze, konkretne stanowisko pracy charakteryzuje niepowtarzalny zestaw wszystkich powyższych cech. Liczba kombinacji, z którymi mamy do czynienia jest bardzo duża.

Narzędzie, które przewidzi każdą możliwość

Odpowiedzi na powyższe pytania o pracownika, jego sprzęt oraz aplikacje uświadamiają nam, że konkretnych, indywidualnych profili mogą być setki, jeśli nie tysiące. Ale to dopiero wstępny draft określający, czym dla nas jest cyfrowe miejsce pracy. Bo ten sam pracownik – np. etatowy księgowy z notebookiem, na którym zainstalowany jest Office 365 oraz system księgowym – może pracować albo w małej firmie, albo w wielkiej korporacji, co z kolei determinuje na przykład kwestie związane z bezpieczeństwem.

Dlatego potrzebne jest narzędzie, które nie tylko przewidzi każdy indywidualny przypadek kombinacji pracownika, sprzętu i aplikacji, ale w wymagany sposób „obsłuży” całą firmę i będzie odpowiednie dla organizacji różnych typów. Taka platforma musi posiadać zdefiniowane komponenty.

Im większe przedsiębiorstwo, tym większa będzie potrzeba zastosowania MDM czyli Mobile Device Managment. Jest to moduł, który pozwoli przejąć kontrolę nad urządzeniem – konfigurować je, monitorować działanie, również w razie potrzeby blokować. Druga rzecz to MAM – Modern Aplication Managment, który pozwala na zarządzanie oprogramowaniem, aplikacjami, dostępem do danych. Kolejny mechanizm – IAM/Acces – służy do kontroli łączności, do zarządzania tożsamością i uprawnieniami. W przypadku urządzeń wykorzystujących streamowanie, czyli będących po prostu końcówką typu cienki klient, konieczne będzie zastosowanie rozwiązania VDI Platform. Wreszcie gdy w strukturze firmy jest wiele urządzeń różnego typu na pewno przyda się narzędzie do monitorowania całości, rodzaj silnika analitycznego czuwającego nad poprawnym działaniem, wykrywającym anomalie, luki w bezpieczeństwie, słowem – ułatwiającym życie administratorom.

Proszę sobie wyobrazić osobę, która siedzi w pokoju w domu przy komputerze i wykonuje zdalnie swoją pracę. Jeśli teraz jest to wizja inna od tej, która przychodziła Państwu na myśl po przeczytaniu pierwszego zdania niniejszego artykułu, to znaczy, że spełnił on swoje zadanie.